英文Eメールに使える定型文・例文集

英文Eメールに使える定型文・例文集
http://www.alse-net.com/column/email-reibun.htm

冒頭礼辞:

Dear Mr. Smith, →「スミス殿(男性にたいして)」

Dear Mr. 男性, →「~殿(男性にたいして)」

Dear Ms. Smith, →「スミス殿(女性にたいして)」

Dear Ms. 女性, →「~殿(女性にたいして)」

Dear Sir, →「担当者殿(男性1名を想定)」

Dear Sirs, →「各位(男性複数を想定)」

Dear Madam, →「担当者殿(女性1名を想定)」

Dear Madams, →「各位(女性複数を想定)」

Dear Sir/Madam, →「担当者殿(男性か女性か分からない1名)」

Dear Sirs/Madams, →「各位(男性複数及び/または女性複数を想定)」

Dear customer service, →「カスタマーサービス御中」

Dear sales representative, →「販売担当者殿」
Dear Dr. Hamada, →「浜田博士殿」(PhD の保持者や医師に対し使います。男性も女性も関係なく使います。)

Dear ファーストネーム, →「~さん」
※Dear を省略して、Mr. Smith, などとすることも多いようです。

To whom this may concern, (誰またはどの部署がメールを受け取るかわからない場合など。)

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自己紹介:

初めての人にメールを書く場合は簡単な自己紹介から始めるほうが良いです。どんな人からのメールか分かったほうが相手も安心できます。基本的に商品の問い合わせなどの時は必要ないですが、自己紹介があると関連する情報をいろいろと送ってくれることもあるかもしれません。

My name is ○○ and I am a researcher at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCの研究者です。」

My name is ○○ and I am in charge of ~ at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCで~の担当をしています。」

My name is ○○ and I work at ABC.
→「私の名前は○○です。私はABCで働いています。」
☆自己紹介にはできるだけどんな職種かを含むほうが良いです。ABC社で働いているというだけでは、どんな仕事をしている人かが分からないからです。

My name is Jane Hayashi and I am sending you my resume.
「私の名前はジェーン・ハヤシです。履歴書を送信いたします。」

I am Dr. King and I specialize in ubiquitous technology.
→「私はキング博士でユビキタス技術の専門家です。」
☆自分に対しても、Dr. を使うことがあります。このように紹介する人に対しては、Dr. をつけて呼ぶようにするとよいです。

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冒頭の挨拶:

知らない人に初めてメールをする際は、自己紹介や経緯の説明などからメールを始めると良いですが、知り合いにメールをするのに自己紹介は不自然です。何か冒頭に挨拶を入れたいいう場合、以下のような表現を使うことができます。

How are you?
→「お元気ですか?」

How is the ABC project going?
→「ABCプロジェクトはどうですか?」

How is ○○ going?
→「○○はどうですか?」

I hope the ABC project is going well.
→「ABCプロジェクトが、うまくいっていると良いのですが。」
※I hope (that) ~ を日本語にすると、うまくいっていないと心配しているようにも聞こえますが、英語ではニュートラルな響きの表現です。

I hope ○○ is going well.
→「○○が、うまくいっていると良いのですが。」

How are you doing in the new office?
→「あたらしい事務所はどうですか?」

I hope you are doing well in the new environment.
→「新しい環境でうまくやっていると良いのですが。」

I hope you enjoyed the winter holidays.
→「冬の休暇を楽しまれているといいのですが。」
※日本語にするとネガティブな感じに聞こえますが、そのようなニュアンスはなくニュートラルな響きの表現です。

I hope this email will find you well.
→「お元気だといいのですが。/お元気でお過ごしのことと思います。」
※冒頭の文としてよく使われる決まり文句です。find をSVOC形で使っています。

I haven’t seen you for a long time.
「お久しぶりです。/長い間、お会いしていませんね。」
※日本語の「ご無沙汰しております。」のようなフォーマルな印象はないです。

Long time no see.
「お久しぶりです。」
※親しい友人に使う表現です。会話表現としては一般的ですが、もとはブロークンな表現ですので、状況に注意してください。

I am sorry for my delayed reply.
「お返事が遅くなりすみません。」

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メールの目的を説明:

The reason why I am writing this email to you is I’d like to ask some questions about ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~についていくつか質問をしたいからです。」

The reason why I am writing this email to you is I’d like to ~.
→「私がこのEメールを書いた理由は~をしたいからです。」※

I am writing this email because I’d like to ~.
→「私は~がしたいのでこのEメールを書いています。」

I am emailing you because I’d like to ~.
→「私は~がしたいのでEメールします。」
☆うまく書き出せない場合はとにかく※のように書き出してみてください。このように書き初め、下書きが書けたら、より良い書き出し文を考えてみると良いです。

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添付ファイル:

Attached is a report on the new product.
→「新商品のレポートを添付しました。」

Attached please find specifications for the PMI project.
→「PMIプロジェクトの仕様書を添付しました。」

Please find attached the revised estimate for repairing the control unit.
→「更新したコントロールユニットの見積もりを添付いたしました。」

I have attached a new catalog of our latest products.
→「弊社の最新の製品のカタログを添付しました。」

Attached to this email, please find the revised contract.
「更新した契約書を添付いたしましたので、ご覧ください。」

Attached is ~.
I have attached ~.
→「~を添付しました。」
☆いろいろな表現がありますが、どれを使っても問題ありません。

※似た表現に Enclosed is ~. 「~を同封しました」があります。
I have enclosed ~.
→「~を同封しました。」
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感謝の表現:

Thank you very much for your email.
→「Eメールありがとうございました。」

Thank you very much for your help.
→「助けてくださりありがとうございました。」

Thank you very much for sending me the presentation file.
→「プレゼンのファイルを送って頂きありがとうございました。」

Thank you very much for sending me the book.
→「本を送ってくださりありがとうございました。」

Thank you very much for helping me on the project.
→「例のプロジェクトで私を助けてくださりありがとうございました。」

Thank you very much for ~
→「~ありがとうございました。」

Thank you for sending me the presentation file.
→「プレゼンテーションのファイルを送っていただきありがとうございます。」
※Thank you for sending me … とすることで、送信してくれたことに対する感謝と、受信確認の両方を伝えることができます。

I really appreciate your looking over my report.
→「あなたが私のレポートをチェックしてくれたことに本当に感謝します。」

We really appreciate your help.
→「あなたの援助に本当に感謝します。」

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感謝の文を冒頭の文としても使う。

感謝のメッセージはポジティブな響きで印象も良いですので、冒頭の文としても便利です。お客様に出すさまざまメールや問い合わせに対する返信も Thank you … から始めることができます。
Thank you very much for your inquiry.
→「お問い合わせ頂きありがとうございます。」

Thank you very much for your interest in our product.
→「弊社の商品にご興味をお持ちいただきありがとうございます。」

Thank you very much for your patronage.
→「ご愛顧いただきありがとうございます。」
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「送ってください。」

Please send me information on the product.
→「例の商品についての情報を送ってください。」

Please send me information on ~.
→「~についての情報を送ってください。」

Please send me more information on ~.
→「~についての情報をもっと送ってください。」

Please send me the file.
→「例のファイルを送ってください。」

Please send me your report as soon as possible.
→「あなたのレポートをできるだけ早く私に送ってください。」

Please send me the invoice by the end of the month.
→「月末までに請求書を送ってください。」

Please send us the presentation file by Wednesday.
→「水曜日までにプレゼンのファイルを送ってください。」

Please remit the application fee by Oct. 1.
→「10月1日までに申込料を振り込んでください。」

Please send us your technical proposal by July 5.
→「技術提案書は7月5日までに送ってください。」

Please send me the itinerary by Jan. 20.
→「旅行日程は1月20日までに送ってください。」

※日付は January 20th, 20th of January などと書くこともできますが、月は省略形、日にちは単に数字を書くだけで問題ありません。

※英語での日付の書き方

Please email me your resume.
→「履歴書をメールで送ってください。」

Please email me your CV with a current photo.
→「最近の写真を付けた履歴書をメールで送ってください。」
Please send the samples to the followng address.
「以下の住所にサンプルを送ってください。」

※英語での住所の書き方
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「質問があります。/知りたいです。」

I have questions about the software.
→「私はそのソフトについて質問があります。」

Please let me ask some questions about the specifications of the product.
「製品の仕様についていくつか質問させてください。」

Please let me ask some questions about ~.
「~についていくつか質問させてください。」
I’d appreciate it if you could answer the following questions. (とても丁寧)
「以下の質問にお答えいただけるとありがたいです。」

I’d like to know more about the software.
→「私はそのソフトについてもっと知りたいです。」

I am looking forward to finding out more about your research. (前向きな表現)
「あなたの研究について、もっと知ることを楽しみにしています。」
→「あなたの研究について、もっとお聞かせいただくことを楽しみにしています。」

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「まだ受け取っていません。」

I still haven’t received your product.
→「私は御社の製品をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received the file.
→「私はそのファイルをまだ受け取っていません。」

I still haven’t received your report.
→「私はあなたのレポートをまだ受け取っていません。」

I still haven’t received information on your product.
→「私は御社の製品についての情報をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received ~.
→「私は~をまだ受け取っていません。」

I still haven’t received information on ~.
→「私は~についての情報をまだ受け取っていません。」

I have yet to receive your application.
→「私はあなたから応募書類を受け取っていません。」
We have yet to receive your payment.
→「弊社はあなたからの支払いを受け取っていません。」

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「受け取りました。」

I received the file.
→「例のファイルは受け取りました。」

I received the package yesterday.
→「昨日、荷物を受け取りました。」

I have already received the file.
→「既に例のファイルは受け取りました。」
※現在完了形には “yesterday” など過去のある時点を示す単語はつけません。いつ受け取ったかを述べる場合は過去形にします。

I received the file but I could not open it. Please send it again.
→「ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送ってください。」

Thank you for sending me the contract.
「契約書を送っていただきありがとうございます。」
※感謝と受け取りの確認をこの一文ですることができます。

Thank you for sending me the invoice; however, I still have not received the products.
「請求書を送っていただきありがとうございます。でも、まだ商品を受け取っていません。」
※Thank you for sending me … と始めた場合は、I received … は不要です。

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「~は送りました。」

I sent money from a Japanese bank today.
→「本日、私は日本の銀行からお金を送りました。」

We have already sent you the product.
→「当社は御社に製品を既に送りました。」

I have already emailed you the information you requested.
→「私はあなた(御社)にお求めになられた資料を既に電子メールで送りました。」

I sent you the invoice today.
→「本日、私はあなた(御社)に請求書を送りました。」

I emailed you the invoice yesterday.
→「本日、私はあなた(御社)に請求書を電子メールで送りました。」

I emailed you information on the product yesterday.
→「昨日、私はあなた(御社)にその製品についての資料を電子メールで送りました。」

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「~は受け取りましたか?」

Have you received my email about the product?
→「例の製品についての私のEメールを受け取りましたか?」

Have you received my email about ~?
→「~についての私のEメールを受け取りましたか?」

Have you received my report about ~?
→「~についての私のレポートを受け取りましたか?」

Have you received the file?
→「例のファイルを受け取りましたか?」

Have you received ~?
→「~を受け取りましたか?」

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「在庫・発送」

Do you have the product in stock?
→「その商品の在庫はありますか?」

Do you have ~ in stock?
→「~の在庫はありますか?」

How many more do you have in stock?
→「あといくつ在庫がありますか?」

Do you have any other variations?
→「他のバリエーションはありますか?」

When can you ship out the product that I ordered?
→「注文した商品はいつ発送してもらえますか?」

When do you get more red ones?
→「赤いヤツはいつもっと入荷しますか?」

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「~してください。」

Please pay the fee by the end of the month.
→「月末までに料金を支払ってください。」

Please contact me by the end of the month.
→「月末までに私に連絡をください。」

Please help us translate the report.
→「そのレポートを翻訳するのを手伝ってください。」

Please submit the report as soon as possible.
→「できるだけすぐ、報告書を送ってください。」

Please send us the invoice by Friday.
→「金曜日までに請求書を送ってください。」

Please let me know if you can attend the sales meeting.
→「営業会議に出られるかどうか知らせてください。」

Please let me know if you can ~
→「~かどうか知らせてください。」

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「~していただけるとうれしいです。」

It would be nice if you could pick me up at the airport.
→「空港まで迎えに来ていただけるとうれしいです。」

It would be nice if you could ~.
→「~していただけるとうれしいです。」
※「~してください。」より丁寧な表現です。

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「~かどうか教えてください。」

Let me know what you think about the plan.
→「その計画についてどう思うか教えてください。」

Let me know if you can come pick me up at the airport.
→「空港まで私を迎えにこれるかどうか教えてください。」

Let me know if you can ~.
→「~できるかどうか教えてください。」

Please let me know when is convenient for you.
→「いつが都合良いかお知らせください。」

Let me know if you have any trouble.
→「問題があったら教えてください。」

Please let me know if you can attend the meeting by 5:00 tomorrow.
→「明日5時までに会議に出席できるかどうか教えてください。」
※もちろん please を付けるほうが丁寧です。

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「~してくださりませんか?」

I was wondering if you could help me on the project.
→「例のプロジェクトについて手伝ってくださらないでしょうか?」

I was wondering if you could ~.
→「~してくださらないでしょうか?」

I’d appreciate it if you could help me on the project.
→「例のプロジェクトについて手伝っていただけるとありがたいのですが。」

I’d appreciate it if you could ~.
→「~していただけるとありがたいのですが。」

It would be great if you could go over my report.
→「私の報告書を見ていただけるとありがたいです。」

It would be great if you could ~
→「~していただけるとありがたいのですが。」
※Please ~ とするよりも丁寧な表現です。

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「質問があったらどうぞ。」

Please feel free to ask me any questions.
→「質問があったらなんでもどうぞ。」

Please ask me any questions you have about the product.
→「その商品について質問があったらなんでもどうぞ。」

Should you have any questions, don’t hesitate to contact us.
→「ご質問がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。」

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「返事をください。」

Please reply by 5:00 tomorrow.
→「明日5時までに返事をください。」

Please reply as soon as possible.
→「できるだけ早く返事をください。」

Please give us your answer by May 14.
→「5月14日までにあなたの返事をください。」
I would appreciate your prompt reply.
→「すぐお返事いただけるとありがたいです。」
※このようにするほうが、控えめで丁寧です。

※英語での日付の書き方
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「お返事お待ちしております。」

I am looking forward to hearing from you.
→「お返事お待ちしております。」

I look forward to hearing from you.
→「お返事お待ちしております。」

I am looking forward to hearing from you soon.
→「早急なお返事をお待ちしております。」
※look forward to の “to” は不定詞ではないので注意してください。
※soon を加えることもできます。

Hope to hear from you soon.
「すぐに返事をくれたらいいな。」
※親しみをこめたカジュアルな感じの表現です。友人やよく知っている人に対して使ってください。

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結辞/結びの言葉

Regards, / Best regards, →メールで一般的な結辞(知っている人に使う)

Sincerely, / Yours sincerely, / Sincerely yours, →私信に使う少しフォーマルな結辞(知らない人にも使う)。Dear representative, などと始めた場合は結辞は Sincerely 系で良い。

Truly yours, / Yours truly, / Very truly yours, →とてもフォーマル

Faithfully yours, / Yours faithfully, →とてもフォーマル、Dear Sir, や Dear Madam, (相手の名前がわからない場合)で始めた場合に使う。
Respectfully, /Respectfully yours, / Yours respectfully, / Very respectfully yours, →とてもフォーマル

Thanks, →このように終わる事もあります。

※Sincerely, は私信の結辞とされていますが、多くのレターは個人が書いた物なので現在ではフォーマルなレターでも広く使われています。

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