Zoomで「やってはいけない」13の行動 – TechRepublic Japan

N.F. Mendoza (Special to TechRepublic) 翻訳校正: 川村インターナショナル
掲載・更新: 2020/04/13 08:09

多くの人が自宅で勤務している今、「Zoom」が重要なコミュニケーションツールになっている。
多数の専門家に、Zoomビデオ会議で避けるべき行動を聞いた。

米TechRepublicは、会社のZoom会議中にしてはならないことについて、複数の専門家にアドバイスを求めた。
以下では、専門家らの非常に有益なヒントを紹介する。

 1. 自分の顔を見てはいけない。
「特に自分が話しているときはだめだ」。
メディアコーチでテレビ番組の司会者も務めるDave Aizer氏はこう警告する。
「話すときはカメラを見つめて、プレゼンテーションの効果を高めるべきだ。
特に、話しているときに自分を見てしまうと、説得力が弱まる。自分の姿が気に入らない場合は、恥ずかしい気持ちになってしまう可能性もある。
効果が期待できそうなら、(デバイス上の)自分の画像を最小化するといい」

 2. 詫びてはいけない。
ビデオ会議では、同僚が互いの自宅や私生活を垣間見ることになる。
「詫びてはいけない」。
こう述べるのは、Workhumanの最高人事責任者(CHRO)を務めるSteve Pemberton氏だ。
「子どもがビデオ会議の邪魔をしても、追い払うのではなく、その瞬間を受け入れて、子どもをカメラに映し、同僚に紹介しよう。
そうすれば、子どもが自分は特別な存在だと感じられるだけでなく、職場での思いやりの心が保たれ、従業員エンゲージメントが向上する」

 3. 自分の生活を見せすぎてはいけない。
先述のように、生活を「垣間見られる」のは避けられないし、ペットや子どもの音が入り込むのはしかたないが、カメラをいろいろな方向に向けて、皆に散らかった部屋やもっとひどいものを見せて、会議を乗っ取るのはよくない。

 4. 小学2年生ではないのだから、身体を不必要に動かしてはいけない。
「Zoomは概ね素晴らしいが、われわれの経験では、動きが激しくなると、映像が乱れることがある」とCBDiabloのオーナーであるSam Williamson氏は述べた。
「これが原因で、フリーズの問題が発生することもある。
ビデオ通話中はできるだけ身体を動かさない方がいい。
これは一部の人にとって、『手振りを交えて話したい』衝動に抵抗しなければならないことを意味する」

 5. カメラを避けてはいけない。
「恥ずかしい状況を回避するために、これからリアルタイムのビデオ会議に参加する、と家族全員に伝えよう」。
Locker PRのプレジデントのDebra Locker氏はこのように語った。
「今は多くの人が自宅に閉じ込められている。
ドアのある部屋にいるなら、ドアを閉めた方がいい。
ドアに貼るメモについて考えてみよう。また、静かな場所を見つけてほしい。
子どもやパートナーにペットや赤ちゃんの相手をしてもらおう」

 6. 在宅勤務でどれだけ自然体になったとしても、マナーを忘れてはいけない。
大学生向けのビジネスソーシャルメディアプラットフォームHandshakeの共同創設者であるBen Christensen氏は、Zoomでは
「表情を差し挟んだり解釈したりするのではなく、『手を挙げる』などの機能を使用してほしい」と述べた。
会議の前に質問の場を設け、会議の終わりにチャット機能や専用のQ&Aを利用しよう。
そうすれば、自分はチームの一員で、意見をきちんと聞いてもらえる、と全員が感じられるようになり、さらに生産的な会議が可能になる。

 GitLabのMurph氏は次のように述べた。
「ビデオ通話で人の話を遮るのは、失礼な感じがする。
これは、遅延のために自分の声が話し手の声と重なってしまう時間が、対面での会議よりも長くなるからだ。
これに怖じ気づいてはいけない。
話を遮ることで得られる質問やコンテキストには価値がある。
現在の状況では、完全なリモート会議を成功させるために、直観に反することをやらなければならない。
GitLabでは、ビデオ通話で話し手を遮って質問したり、コンテキストを提供したりすることを全員に奨励している。
1人がずっと話し続けるのではなく、皆に会議に寄与してもらいたい。
対面での会議と同じように、いつ、誰が、どのように話を遮るのかを意識しよう。
不必要に話を遮られることは、誰も望まない」

 7. フィルターを乱用してはいけない。
ワークプレイスコンサルタントのAshira Prossack氏は、「フィルターで遊ばないでほしい」と強調する。
「今では、自分のビデオをポテトや子猫に変えた人のミームをよく見かけるようになった。
笑わせたいときや友達が相手のときはいいが、信用を失いたくないときはやめた方がいい。
フィルターを使うのは、SnapchatやInstagramだけにしておこう」

 Collins氏は仕事の通話に
「奇抜な背景を使うべきではない」と述べたが、楽しい背景を歓迎してくれる上司もいる。
Fishbowlの共同創設者で最高執行責任者(COO)を務めるLoren Appin氏は次のように語った。
「Zoomのバーチャルな背景を変えてみよう。
これは当社のチームでちょっとした競争になっていて、前向きな雰囲気で会議を始めるのに役立っている」

 8. セキュリティをおろそかにしてはいけない。
オンライン会議のIDや会議のURLは絶対に公の場で共有してはならない、とHackerOneのIT責任者のAaron Zander氏は強調する。
ツールの生産性はどんどん向上しているが、
「注意事項がある」という。
Zander氏は次のように説明した。
「(共有によって)部外者が会議に入ってきて、機密性の高い会話を聞き、音声やビデオを記録して、バーチャルな職場に侵入してしまう。
Zoomのブームがソーシャルメディアを賑わせている今、スクリーンショットでどれだけの情報を共有することになるか、ということに注意してほしい。
ファイル共有のリンク共有オプションを理解することが重要だ。
これには、ビデオリンクやZoomなどのサービスが含まれる。
最も避けなければならないのは、(外部または内部の)侵入者が機密性の高い会議に入ってくることだ」

 9. 話していないときに「ミュート」を押すのを忘れてはいけない。
全社的なリモートワークを実施しているFlexjobsは、Zoomを利用している。
広報およびメディア担当シニアディレクターのKathy Gardner氏は、
「当社のベストプラクティスには、話していないときはミュートにする、最高の音質を得るためにヘッドセットを使用する、などがある」と述べた。
Gardner氏はまた、
「手を挙げる」機能を使用するか、主催者が同様の手段を考え出して、
「自分にも言いたいことがあると伝えるチャットコメントなど、話すタイミングを示せるようにして、複数の人が同時に話すことを減らす」ように推奨している。

 10. ルーターから離れすぎてはいけない。
「バッファリング時間が長くなるのや、接続が不安定になるのは、Wi-Fiのせいだ。
すべての部屋でパフォーマンスを向上させるには、ルーターを家の中心に設置する必要がある。
棚やクローゼットは避けよう」。
Best BuyのGeek Squadの関係者はこのように述べた。
「信号が通過しなければならない物質が多ければ多いほど、接続の強度と速度は低下する。
家によっては、Wi-Fiリピーターやメッシュネットワークが必要になるかもしれない」

 11. 照明の調節を忘れてはいけない。
「Zoomは素晴らしいが、座る場所を間違えると、自分の姿が誰からも見えなくなる。
照明が顔か頭上に当たる場所を見つけてほしい。
必ず部屋を十分に明るくしておこう」とIlluminate LabsのプレジデントCalloway Cook氏は語る。
「私はこれまでのビデオ通話で、一部のメンバーが暗い部屋にいたせいで顔が分からなかったことが何度もある。
これでは、プロ意識が低いように見えるし、計画を立てるのが苦手という印象を与えてしまう」

 12. ノートPCやモニターで最も明るい設定を使用してはいけない。
「メガネをかけた人だと、明るいモニターがメガネに反射して、相手が集中できなくなる可能性がある」。
Victori SolutionsのオーナーであるVictoria Elder氏はこう述べた。

 13. 「失礼します」と言うのを忘れてはいけない。
Gardner氏は念を押して、
「ビデオ通話を終了するときは、必ず『失礼します』と言おう。
通話を終了すると、あなたの画像が画面から消えるのを他の参加者は確認できるはずなので、これは些細なことに思えるかもしれないが、正しい礼儀作法を実践して損になることは決してない」と述べた。

提供:Getty Images/iStockphoto

情報源: Zoom会議での「やってはいけない」–専門家が指摘する13の行動 – TechRepublic Japan

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