谷本 美穂/2020年4月
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時間と間合いが難しい……ビデオ会議のコツは雑談？
ビデオ会議はリアルの会議室と異なり参加者同士の間合いや雰囲気を感じづらく、通常の会議よりも集中力を要する場合があります。
諸説ありますが、集中力の持続時間はおよそ 15 分から 30 分程度(*)とされるため、1 つの会議はなるべく 30 分程度で終えることをおすすめします。また、会議中に発言を被せてよいか、発言したいときはどうアピールすればよいのか、チームごとにルールを決めておくこともおすすめします。
例えば、・ 大人数の時はマイクやビデオをオフにして、発言の時だけオンに。
少人数の場合は、多少の被りが生じても積極的に発言する
・ 反応がわかりにくい場合もあるので、聞き手は OK などの
ジェスチャーをカメラごしに伝える
・ メインスピーカーが 1 人に対し、聴衆が大人数の場合は、
質問タイムを設ける。タイムリーに質問を書き込んでおける
オンラインサービスも併用するとより効果的といった工夫もスムーズな会議進行に役立つかもしれません。
テレワークでは雑談が少なく、コミュニケーションが減りがちです。
ビデオ会議システムを使った短時間の“雑談休憩タイム”を意図的にスケジュールに組み込むことも、コミュニケーションの活性化に効果あり。気分転換による業務効率の改善や人と話すことで視野を広げられるといったメリットも考えられます。例えば、夕方にチームのメンバー同士やチームを越えた親しい人とのコーヒーチャットタイムをスケジュールに入れるのも良いかもしれません。テレワーク成功の鍵を握る心理的安全性
多くの組織では、仕事の大部分をチームで進めます。
以前 Google の研究者たちが「効果的なチームを可能にする条件は何か」を調査した際には、チームの効果を高めるのに最も重要なのは「心理的安全性（サイコロジカル・セーフティー）」を育むことであると結論づけました。心理的安全性は、一個人が対人関係において、無知やネガティブだと思われる可能性のある行動をしても大丈夫だと思えるかどうか、その認知の仕方を意味します。
心理的安全性が高い組織は、チームのメンバーがリスクを取った行動をしたとしても、メンバー相互の信頼が損なわれません。
むしろ互いに弱い部分もさらけ出すことで、チーム内の信頼がさらに強まり、クオリティーや生産性の高い仕事へとつながることがわかっています。現在の不安定な環境下でのテレワークでは、いかにチームの心理的安全性を保つことができるかが、より一層重要です。
チームの心理的安全性を高めるためにマネージャーは、
・ 積極的な姿勢を示す
・ 理解していることを示す
・ 対人関係において相手を受け入れる姿勢を示す
・ 意思決定において相手を受け入れる姿勢を示す
・ 強情にならない範囲で自信や信念を持つなどの姿勢を持つことが効果的と言われています。
*1: アメリカの世界的講演会「TED」 では 18 分が聴衆をひきつけ続けるのに最適な時間としている。
