理想への道のり、問いはWordで｜ログミーBiz

…良い資料をこう定義しています。

「問題解決ができる資料」

…相手の問題解決ができる資料を作るポイント

プレゼン資料が問題解決の手段であるということは、言い換えると「聴き手の問いに答える」道具であると言うこともできます。

…問題解決ができる資料を作るためには、まずは「聴き手」と「大きな問い」を明確にします。

…大きな問いというのは、要するにプロジェクトの提案であれば、「なんでこの予算を承認するべきなんですか？」という問いに答えたい。
ドンズバで答えたい一番大きな問いを明確にすることが、まず大事です。
なんですが、先ほども言ったとおり、このままでは抽象的すぎてプレゼンが空中戦になるわけです。じゃあどうするかというと、問いを分解します。

（スライドの）左下からいくと、
「今、我が社はどんな状況にあるんですか？」
「それをあなたはどう捉えているんですか？」
「なんでこのプロジェクトが必要なんですか？」
「具体的にどんなことをするんですか？」
「いつ、どんな方法で評価するんですか？」
「達成できるとどんなメリットがあるんですか？」
「まずは誰が何をするべきですか？」という問いに全部ちゃんと答えれば、理想状態に到達できる。

一連の問いを設計する、つなげるということですね。
ここが次のステップです。
この後も話しますが、資料作りにおいて一番大事なのはここです。
誰が持っているどんな問いに答えるのかが明確になっていないと、色や文字をいくら工夫しても、なんの意味もないです。この問いの設定が一番肝です。

資料作成は「Q&A」

次にするのは、それにちゃんと明確に答えられる情報を集めて整理することです。

右下にWordのアイコンを書いていますが、ここは文字でやってください。
私は「いきなりパワポを開くな」といつも言っているんですが、いくらパワポをいじくり回しても、答えは出てこないんですね。

答えは常に情報であり、文字です。
問いの設定と答えの整理は情報が大事なので、文字でやってください。
ただ、文字がズラーッだと読み取るのが大変だから、場合によってはパワポにするわけですね。

問いを立てて、その問いに答える答えを整理して、1個1個対応してぶつけて、それを最後に伝わりやすくする。
これを確実に行うと、問題解決ができる良い資料が作れます。

ちなみに、これはプレゼンに限らず、なんでもそうです。
口頭の説明でも、誰がどんな問いを持っていて、それにどう答えるのかを明確にして、なるべく伝わりやすいようにハキハキと話すとかですね。

ビジネスメールも、答えなきゃいけない問いがあって、それにどう答えるのかをシンプルに整理して話す。
どんな説明においても常にそうです。どんな問題解決も、常に問いを立てて、答えを整理して伝わりやすくするというステップを踏んでいます。

問いの設定から資料作成を始めるという概念、みなさんはふだんお持ちでしょうか？
「A そうしている」
「B どちらとも言えない」
「C そうしていない」。

じゃあ、ちょっと答えていただきたい。
「A そうしている」方。
「B どちらとも言えない」方。
「C そうしていない」方。
ありがとうございます。
「A」の方も「B」の方もいらっしゃいましたね。
でも「C」の方、ぜひ今日から、問いの設定から始めてみてください。

要は、Q&Aです。
資料作成はQ&Aだと思ってください。
Q&Aをまず作ることから始めると考えると、論点が明確で、伝えたいことがクリアになる資料が作れます。

問いの設定が一番大事なワケ

世の中に一番多いのは、問いの設定を間違えている資料です。
問いの設定を間違えているのに、色に悩んだり、イラストに悩んだりするんですね。
これ、まったく意味がないです。

こういう人は結局、何が言いたいのか自分でもわかっていないです。
「このスライド、何が言いたいの？」
「このプレゼンで何が言いたいの？」と言われると、答えに詰まる。
それは問いの設定をミスっているからです。

一方で、答えの整理がうまくできていない。
つまり、言いたいことは明確なんだけど、適切な答えを用意できていない。
説得力のある情報を集められていないというパターンも、まあなくはないです。ただ、そんなに多くない。

いわゆる代理店さんみたいな、メッセージをポンポンポンと書いて、すごくそれっぽいことを言っているけど、「それ、本当にそうなの？」と突っ込みどころがある資料はけっこうこうなりやすいですが、そんなに多くないです。

一方で、伝え方が悪いのもあります。
問いは合っている。答えもちゃんとひもづいている。
だけど、伝え方が悪い。文字が多すぎるとか、色が多すぎるとかで、わかりにくいってパターンもあります。

みなさん、プレゼン資料を良くしたいと考える時、この3番目に気持ちが取られがちです。
ここも重要なんですが、本質は1と2です。

1個大事な左側（問いを立てる）でミスると、後から挽回はできません。
先ほども言いましたが、問いがミスっていると、答えも絶対ミスります。
伝わりやすくても、絶対ミスります。
問いの設定が一番大事です。

誰のどんな問いに答えるのかという設定に時間をかけてください。
要は抽象的な話からだんだん具体的な話に降りていくわけですね。
抽象でミスると、具体で挽回はできません。

ちょっとまとめます。

良い資料とは、問題解決ができる資料のことです。
問題解決とは、理想と現実のギャップを埋めること。
資料による問題解決とは、聴き手の問いに答えることと言い換えることができます。

「理想にたどり着ける一連の問い」の設定が資料作りの本質であり、資料作りは、問いを立て、答えを整理し、伝わりやすくするという3つのカテゴリーに分解できます。